ਐਂਟਰਪ੍ਰਾਈਜ਼ ਵਿੱਚ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਿਵੇਂ ਦਰਜ ਕੀਤੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ?

ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਕੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸੰਗਠਨ ਨੂੰ ਕੀ ਲੋੜ ਹੈ? ਆਉ ਇਸ ਸਵਾਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਕਰੀਏ: ਪਹਿਲੀ - "ਕੀ", ਅਤੇ ਫਿਰ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ - "ਕਿਸ ਲਈ".

ਇਸ ਲਈ, ਇਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਰਸੀਦ ਜਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਤੱਥ ਦਾ ਸਥਾਪਨ ਹੈ. ਇਸ ਦੇ ਮੱਦੇਨਜ਼ਰ, ਇੱਕ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਇੰਡੈਕਸ ਸਿੱਧੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੰਗਠਨ ਦੁਆਰਾ ਬਣਾਏ ਜਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਕਾਗਜ਼' ਤੇ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਪਰ ਇਹ ਸਿਰਫ ਅੱਧੀ ਕਾਰਜ ਹੈ. ਦੂਜਾ ਭਾਗ - ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਫਾਰਮ ਵਿਚ "ਨਵੇਂ ਆਏ ਵਿਅਕਤੀ" ਬਾਰੇ ਸੰਬੰਧਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ. ਸੂਚਕਾਂਤਰ ਵਿੱਚ ਅਕਸਰ ਕਈ ਭਾਗ ਹੁੰਦੇ ਹਨ. ਪਹਿਲੀ, ਇਹ ਇੱਕ ਸੀਰੀਅਲ ਨੰਬਰ ਹੈ. ਇਸ ਨੂੰ ਕਾਰਗੁਜ਼ਾਰੀ ਦੇ ਸੂਚਕਾਂਕ, ਕੇਸਾਂ ਦੇ ਨਾਮਾਂਕਣ, ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦੇ ਕਲਾਸੀਫਾਇਰ ਅਤੇ ਹੋਰ ਨਾਲ ਪੂਰਕ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਕੰਪੋਨੈਂਟਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਤਰਤੀਬਾਂ ਵਿਚ ਲਗਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਪਹਿਲੀ, ਨੰਬਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਫਿਰ ਨਮੂਨਾਤਮਕ ਇੰਡੈਕਸ ਅਤੇ ਵਰਤਿਆ ਕਲਾਇੰਟੀਫਾਇਰ ਬਹੁਤ ਹੀ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਦਰਸਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਪਰ ਉਲਟ ਕ੍ਰਮ ਸੰਭਵ ਹੈ. ਸੰਖੇਪ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਨੰਬਰਾਂ ਦੀ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟ, ਜਿਸ ਵਿਚ ਚਿੱਠੀ ਸੰਜੋਗਾਂ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਨੂੰ ਸੰਘਟਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਰਜਿਸਟਰੇਸ਼ਨ ਦੁਆਰਾ ਦਰਸਾਇਆ ਗਿਆ ਹੈ .

ਇਹ ਕਿਹਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਦਯੋਗ ਜਾਂ ਫਰਮ ਵਿਚ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਗਲੋਬਲ ਰਿਜਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਅਰਥਾਤ, ਸਾਰੇ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਇਨਕਮਿੰਗ ਅਤੇ ਆਊਟਗੋਇੰਗ ਦੋਵਾਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ.

ਅਗਲਾ, ਇਹ ਨੋਟ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸੰਸਥਾ ਦੀਆਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦਾ ਰਜਿਸਟਰੇਸ਼ਨ ਹੇਠਲੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ:

• ਸਿੰਗਲ - ਕੋਈ ਵੀ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਜਾਂ ਬਣਾਇਆ ਗਿਆ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕੇਵਲ ਇਕ ਵਾਰ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ. ਜੇ ਅਸੀਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਆਦੇਸ਼ਾਂ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕਰ ਰਹੇ ਹਾਂ, ਤਾਂ ਵਿਭਾਗ ਤੋਂ ਉਹ ਵਿਭਾਗ ਨੂੰ ਜਾਂਦੇ ਹੋਏ ਉਹ ਨੰਬਰ (ਇੰਡੈਕਸ) ਜੋ ਕਿ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਵਿੱਚ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ. ਇਹ ਨਿਯਮ ਅਧਿਕਾਰਤ ਪੱਟੀਦਰਸ਼ਨ ਅਤੇ ਤੀਬਰ ਬੌਸ ਦੇ ਆਦੇਸ਼ਾਂ ਲਈ ਬਰਾਬਰ ਸੱਚਾਈ ਹੈ.
ਟਾਈਮਿਲਿਟੀ - ਇੱਥੇ ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਬਾਹਰੋਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਪ੍ਰਤੀਭੂਤੀਆਂ ਦੀ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਰਸੀਦ ਦੇ ਦਿਨ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ. ਜੇ ਅਸੀਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਆਦੇਸ਼ਾਂ, ਹਦਾਇਤਾਂ ਜਾਂ ਆਦੇਸ਼ਾਂ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕਰਦੇ ਹਾਂ, ਤਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੁਆਰਾ ਦਸਤਖਤ ਕੀਤੇ ਗਏ ਤੱਥ (ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ - ਅਗਲੇ ਦਿਨ) ਤੇ ਤੈਅ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ.
• ਅਲਹਿਦਗੀ - ਹਰੇਕ ਕਿਸਮ ਦੇ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਕਾਗਜ਼ਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਨਿੱਜੀ ਫਿਕਸਿੰਗ (ਇਨਕਮਿੰਗ, ਆਊਟਗੋਇੰਗ, ਆਰਡਰ, ਮੈਮੋ, ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਮਿੰਟ, ਆਦੇਸ਼ ਆਦਿ) ਹੁੰਦਾ ਹੈ.
• ਇਕਰੂਪਤਾ - ਲੇਖਾ ਜੋਖਾ ਉਸੇ ਨਿਯਮਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਹੀ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਇਸ ਕੇਸ ਵਿੱਚ, ਰਜਿਸਟਰੇਸ਼ਨ ਫਾਰਮ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਫ਼ਰਕ ਨਹੀਂ ਪੈਂਦਾ.
• ਤੱਤ ਦੀ ਸੰਪੂਰਨਤਾ - ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਫਾਰਮ ਵਿੱਚ ਡੇਟਾ ਦਰਜ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸ ਵਿੱਚ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਰਸਾਉਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ. ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਸਮੱਗਰੀ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ.

ਇਸ ਦੇ ਨਾਲ ਹੀ, ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਸਾਰੇ ਕਾਗਜ਼ਾਂ ਦਾ ਨਿਰਧਾਰਨ ਇਕ ਸਾਲ ਦੇ ਅੰਦਰ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ (ਕੈਲੰਡਰ)

ਅਤੇ ਹੁਣ ਇਸ ਸਵਾਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦਾ ਸਮਾਂ ਹੈ: "ਕੀ ਲਈ?" ਸੰਗਠਨ ਵਿਚ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਰਜਿਸਟਰੇਸ਼ਨ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਾਰਜਾਂ ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਨ ਵਿਚ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ. ਆਉ ਸਭ ਤੋਂ ਖਤਰਨਾਕ ਉਦਾਹਰਣ ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੀਏ. ਜੇ ਕੈਲੰਡਰ ਸਾਲ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿਚ ਸੀਰੀਅਲ ਨੰਬਰ ਲੈਣ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਕਰਨ ਲਈ, ਫਿਰ ਅਸੀਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਪ੍ਰਵਾਹ ਦੇ ਵਾਧੇ ਨੂੰ ਵੇਖ ਸਕਦੇ ਹਾਂ. ਇਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੈਕਰੇਟਰੀਏਟ ਦੇ ਸਟਾਫ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਵਧਾਉਣ ਲਈ ਇਕ ਸਧਾਰਨ ਤਨਖ਼ਾਹ ਵਧਾਉਣ ਲਈ ਸੈਕਟਰੀ ਦੀਆਂ ਜਾਇਜ਼ ਮੰਗਾਂ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣ ਸਕਦੀ ਹੈ.